Veelgestelde vragen

Regelmatig ontvangen wij vragen over de werking, de aard en de formele aspecten met betrekking tot ErfgoedCMS™. Deze vragen hebben wij hieronder voor u gebundeld. Deze pagina is continu in ontwikkeling!

Naam, ontstaan en financiele aspecten

Wat betekent de term 'CMS' in de naam ErfgoedCMS™?

De term 'CMS' is een afkorting van Content Management Systeem. Informatie op websites wordt aangeduid met de Engelse term 'Content' wat vrij vertaald 'Inhoud' betekent. Met een CMS kun je dus de inhoud van een website managen of beheren.

Hoe is ErfgoedCMS™ ontstaan?

ErfgoedCMS™ is ontstaan in de periode 2021-2023 als vervolg op het 'Dorpsarchieven' initiatief van de Stichting Doarpswurk in Raerd Friesland.

De Stichting Doarpswurk heeft DeeEnAa in 2020 gevraagd om de ondersteuning en doorontwikkeling hiervan over te nemen. Op dat moment is ervoor gekozen om een geheel nieuw CMS te bouwen. Tijdens de ontwikkeling van dit nieuwe CMS heeft een vijftal Friese dorpen deelgenomen aan een pilot waarin wensen en eisen rond het thema dorpsarchief zijn geinventariseerd en zoveel mogelijk meegenomen in de ontwikkeling.

Is ErfgoedCMS™ geschikt voor museale collecties?

Ja, ErfgoedCMS™ is zeer geschikt voor museale collecties. Hoewel ErfgoedCMS™ in eerste instantie is gemaakt als basis voor een reeks  van dorpsarchieven is bij de ontwikkeling continu rekening gehouden met een brede visie op erfgoedinformatie die ook naadloos aansluit op museale collecties. In deze visie spelen landelijke normeringen een rol maar ook functioneel-technische aspecten zoals de opzet van het informatie-raamwerk. Hiermee wordt gedoeld op de reeks aan basis- en navigatietabellen die beschikbaar zijn binnen ErfgoedCMS™. Bij een implementatie voor een dorpsarchief liggen basis- en navigatietabellen voor straten, gebouwen, personen, gebeurtenissen en dergelijke voor de hand. Bij een museale collectie kunnen alterantieve basis- en navigatietabellen worden gehanteerd zoals soorten artefacten, objecten, materialen, stijlen, vindplaatsen en makers.

Vanuit deze basis- en navigatietabellen kan het raamwerk en het menu worden opgetuigd waar de gehele collectie in de vorm van vensters met bijbehorende media (foto's, films en pdf-documenten) aan kan worden opgehangen.

Is ErfgoedCMS™ een commercieel initiatief?

Ja en nee. De financiële basis van ErfgoedCMS™ is een licentiemodel waarbij de licentieopbrengsten de noodzakelijke inkomsten moeten genereren waarmee het systeem kan worden onderhouden en doorontwikkeld. Er is voor gekozen om de licentiekosten laag te houden zodat deze door middel van donaties en sponsoring door de deelnemende collectiebeheerders kunnen worden terugverdiend. Alleen op deze manier, zo is de overtuiging, kan een structurele technische en organisatorische basis aan de erfgoedcollectie worden gegeven.

Bijkomende gedachte is dat collectiebeheerders via ErfgoedCMS™ van de beheerde erfgoedinformatie een vriendelijk en toegankelijk verdienmodel kunnen maken waarmee inkomsten kunnen worden gegenereerd die op hun beurt weer ten goede komen aan het werk van de betrokken collectiebeheerder.

ErfgoedCMS™ ziet zichzelf om deze reden als een coöperatief-commercieel initiatief.

Subsidies en donaties

Ontvangt ErfgoedCMS™ subsidie?

Nee, op dit moment ontvangt ErfgoedCMS™ geen subsidie. Hier komt bij dat de organisatie achter ErfgoedCMS™ terughoudend is waar het gaat om het ontvangen van subsidie. De gedachte is namelijk dat ErfgoedCMS™ zichzelf in stand moet kunnen houden en derhalve niet afhankelijk mag zijn van subsidie. Vanzelfsprekend zal ErfgoedCMS™ haar achterban die bestaat uit historische- en heemkundeverenigingen wel op de hoogte brengen van eventuele subsidiemogelijkheden zodat zij onder eigen titel deze kunnen aanvragen. ErfgoedCMS™ ziet hierin voor zichzelf een faciliterende rol.

Kun je doneren aan ErfgoedCMS™?

Ja, er zijn donatieknoppen op de homepage van de website van ErfgoedCMS™ geplaatst zodat het geven van kleine donaties mogelijk is.

Cloud

Is ErfgoedCMS™ een cloudapplicatie?

Nee, ErfgoedCMS™ draait op afgeschermde “Dedicated” servers. Deze servers zijn opgesteld in een serverpark in Duitsland. Uitsluitend de beheerders van ErfgoedCMS™ hebben toegang tot deze servers en de servers worden uitsluitend gebruikt voor het hosten van dorps- en stadsarchieven die draaien op ErfgoedCMS™.

Overeenkomst

Leidt aanmelding via de site direct tot een overeenkomst?

Nee, aanmelding is vrijblijvend. Na aanmelding neemt het team van ErfgoedCMS™ contact met u op om de situatie en uw wensen in kaart te brengen. Aan de hand daarvan wordt een offerte op maat gemaakt. De overeenkomst gaat pas in als u schriftelijk akkoord gaat met deze offerte.

Is het mogelijk om na verloop van tijd te stoppen met ErfgoedCMS™ en zijn hier kosten aan verbonden?

Vanzelfsprekend kan dit en er zijn geen kosten aan opzegging verbonden. De licentiehouder kan op ieder moment de dienstverlening opzeggen en een kopie downloaden van alle opgeslagen gegevens alvorens deze worden gewist bij beëindiging van de licentieovereenkomst. De jaarlijkse en reeds betaalde licentiekosten zijn echter niet restitueerbaar.

Eigendom van de gegevens

Van wie zijn de gegevens die deel uitmaken van de digitale erfgoedcollectie?

Rekening houdende met overstijgende auteursrechten zijn alle gegevens in de erfgoedcollectie blijvend en exclusief van de licentiehouder.

Is het mogelijk om foto’s ongeoorloofd uit de digitale erfgoedcollectie te “kopiëren”?

Als gewenst kan 'knippen en plakken' technisch door u worden geblokkeerd. Echter, niemand kan beletten dat screenshots worden gemaakt van gepubliceerde foto’s ed. Dit is de reden waarom foto's en dergelijke standaard sterk verkleind worden opgeslagen zodat ze als screenshot geen echte waarde vertegenwoordigen. Hier komt bij dat het niet toegestaan is om kopieën te maken en te publiceren en de ervaring leert dat dit eigenlijk ook bijna niet meer gebeurt.

Continuïteit

Hoe worden de gegevens gebackupt?

Van alle erfgoedcollecties wordt dagelijks een back-up gemaakt. Iedere nacht wordt de hoofdserver gerepliceerd naar een backupserver die stand-by staat om de hoofdserver te vervangen als deze een storing zou ondervinden. De backupserver wordt ook gebruikt voor testwerkzaamheden. Wekelijks wordt een back-up vand e hoofdserver in een gecertificeerde datasafe in Joure bewaard.

Is er een gebruikersvereniging?

Alle gebruikers worden automatisch lid van de gebruikersvereniging en zijn daarmee indirect mede-eigenaar van het systeem en met een Escrow regeling wordt het juridische eigendom en voortbestaan gegarandeerd.

Kunnen ErfgoedCMS™ gebruikers meepraten over de ontwikkeling van het systeem?

Ja, het meedenken van de gebruikersgroep is een belangrijk onderdeel van het coöperatieve karakter van ErfgoedCMS™. Met enige regelmaat worden ideeën aangedragen vanuit de licentiehouders. Zodra de gebruikersvereniging bestuurlijk voldoende vorm heeft gekregen zal deze een formele rol gaan spelen in de vaststelling van de prioriteiten die gelden met betrekking tot te ontwikkelen functionaliteit. 

Ondersteuning

Hoe is de ondersteuning georganiseerd?

ErfgoedCMS™ wil haar licentiehouders zoveel en zo goed mogelijk ondersteunen. Er is een telefonische helpdesk waar licentiehouders gebruik van kunnen maken. Er worden regelmatig gratis online workshops georganiseerd. Er kunnen op locatie workshops worden georganiseerd voor de lokale gebruikers en er kunnen workshops worden georganiseerd in de cursusruimte van DeeEnAa in Joure. Er zijn handleidingen beschikbaar via de binnen ErfgoedCMS™ geintegreerde kennisbank.

Opslagruimte en bestanden

Naast de licentiekosten worden kosten voor opslag in rekening gebracht per Gigabyte of Terabyte.

Hoeveel foto’s passen in een Gigabyte?

Standaard worden alle media gecomprimeerd opgeslagen op de ErfgoedCMS™ servers. De vuistregel is dat de opslag van 10.000 digitale foto's ongeveer 1 gigabyte in beslag neemt. Digitale films en video’s worden ook gecomprimeerd opgeslagen. Er passen ongeveer 40 digitale films/video’s in een Gigabyte.

Kunnen originele bestanden (ongecomprimeerd) ook opgeslagen worden?

Ja, dit kan. Hiervoor is een aparte bulkserver beschikbaar waarop schrijfruimte per Terabyte kan worden afgenomen. Een Terabyte bevat 1000 Gigabyte. De kosten voor een Terabyte aan schijfruimte bedragen € 25,-- exclusief btw. per maand.

Is het mogelijk om digitale boeken op te slaan in de digitale erfgoedcollectie?

Ja, dit is mogelijk. Boeken kunnen in pdf-vorm worden opgeslagen en gepubliceerd via het systeem.

Domeinnaam

Mogen we een eigen domeinnaam kiezen voor de erfgoedcollectie?

Ja, vanzelfsprekend. Iedere beschikbare domeinnaam mag worden gebruikt voor het de erfgoedcollectie. Aanbevolen wordt om deze te laten hosten door DeeEnAa maar dit is niet strikt noodzakelijk. Als de domeinnaam elders gehost wordt is het noodzakelijk dat de DNS via het zogenaamde A-record verwijst naar de server van ErfgoedCMS™.

Digitalisering

Kan de organisatie achter ErfgoedCMS™ ook digitalisering verzorgen?

Ja, DeeEnAa, de organisatie achter ErfgoedCMS™ beschikt over professionele bulk, hoge resolutie (t/m 6400dpi) en groot formaat (t/m A0) scanapparatuur. U kunt de digitalisering aan ErfgoedCMS™ uitbesteden maar u kunt ook tegen een kleine dagvergoeding (na korte instructie) zelfstandig gebruik maken van de scanapparatuur in Joure.

Conversie van digitale databronnen

Welke digitale databronnen kunnen worden overgezet naar ErfgoedCMS?

In pincipe kunnen nagenoeg alle digitale databronnen worden overgezet naar ErfgoedCMS™. Meestal wordt (als tussenstap) MS-Excel in combinatie met zogenaamde CSV bestanden gebruikt om een dataconversie van het ene digitale systeem naar het andere technisch mogelijk te maken. In extreme gevallen kan een conversie via OCR (Optical Character Recognition) uitkomst bieden. ErfgoedCMS™ beschikt over een uitgebreid arsenaal van voorgeprogrammeerde conversietools en -procedures en deze worden kostenloos beschikbaar gesteld voor iedere dataconversie naar ErfgoedCMS™.

De volgende digitale systemen zijn zondermeer over te zetten: MS-Excel, MS-Access en alle bronsystemen die kunnen worden bevraagd met SQL zoals Oracle en MySQL (MySQL fungeert als basis voor de meeste online erfgoed gerelateerde CMS'sen). Directorystructuren en bestandsnamen gebaseerd op beschrijvende elementen. EXIF metagegevens in fotobestanden. Daarnaast Google Photo's, Instagram, Pinterest, Flickr, Picasa, Mediadex, Cumulus.

Is dataconversie kostbaar?

Vanzelfsprekend hangen de kosten van dataconversie af van de complexiteit en omvang van de te converteren databronnen. De ervaring leert echter dat de kosten van een dataconversie in het niet vallen bij de moeite die moet worden gedaan om handmatig de betreffende databron in te voeren in ErfgoedCMS™. In de regel kost een dataconversie (per databron) enkele uren aan werk. Iedere dataconversie wordt vooraf duidelijk en vrijblijvend geoffreerd qua kosten en te verwachten resultaat. Er wordt een intern tarief gehanteerd voor het in rekening brengen van uren die worden besteed aan dataconversie. 

Koppelingen

Houdt ErfgoedCMS rekening met technische koppelingen?

Ja, zoveel als realistisch haalbaar en relevant voor de erfgoedsector. ErfgoedCMS™ kan ten eerste gegevens doorleiden naar derde websites via de RegioAPI van DeeEnAa. Daarnaast is een koppeling met Wordpress websites mogelijk op basis van een zogenaamde shortcode koppeling.

Houdt ErfgoedCMS™ rekening met het zogenaamde termennetwerk en is het hierop voorbereid?

Ja, hier wordt rekening mee gehouden. Integratie van het termennetwerk wordt gerealiseerd via het interne 'Trefwoorderegister'. Stappen worden ook ondernomen om de beschikbare api in te bouwen in ErfgoedCMS™.

Is ErfgoedCMS™ voorbereid op Linked data koppelingen?

Ja, bij de initiële ontwikkeling van ErfgoedCMS™ is hiermee rekening gehouden en is een succesvolle pilot gedaan met het koppelen aan een linked data databron in Friesland (Redbot). Vooralsnog wordt door de huidige ErfgoedCMS™ gebruikers nog geen gebruik hiervan gemaakt maar mocht er een concrete casus zich voordoen waarin een linked data koppeling moet worden aangelegd dan heeft ErfgoedCMS™ de kennis en de basisfunctionaliteit beschikbaar.

Auteursrechten en overige juridische aspecten

Heeft ErfgoedCMS™ juridische kennis m.b.t. auteurs- en beeldrechten

Ja, er is globale kennis aanwezig binnen het ErfgoedCMS™ team m.b.t. auteurs- en beeldrechten. Jurisprudentie en literatuur wordt zoveel mogelijk bijgehouden. Stappen worden gezet om de juridische expertise verder uit te breiden door het betrekken van een jurist op het gebied van auteursrechten bij ErfgoedCMS™. De aanwezige juridische kennis wordt gedeeld met de gebruikersvereniging via een afgeschermd gedeelte van de ErfgoedCMS™ website en de Kennisbank die ingebouwd is in ErfgoedCMS™. Als zodanig streeft ErfgoedCMS™ naar het opbouwen van een 'Kenniscentrum Erfgoedinformatie'.

Kan ErfgoedCMS™ een bemiddelende rol spelen m.b.t.  auteursrechten en gebruikslicenties?

Ja, dit wordt gezien als een belangrijke (toekomstige) meerwaarde van ErfgoedCMS™. Het is de bedoeling dat overkoepelende juridische afspraken worden gemaakt met rechthebbenden zoals uitgeverijen die vervolgens in de vorm van disclaimers/gebruikslicenties door de licentiehouders kunnen worden gebruikt bij de publicatie van erfgoedinformatie. Eenzelfde, maar meer adviserende rol, geldt ten aanzien van het gebruiken van de zogenaamde Creative Commons gebruikslicenties.

Functionaliteit

Bevat ErfgoedCMS™ een webshop?

Nee, op dit moment nog niet maar hier wordt wel aan gewerkt. Zodra de webshop klaar is kunnen vanuit de erfgoedcollectie boeken en andersoortige erfgoedgerelateerde artikelen worden verkocht.

Is het mogelijk om foto’s vanuit de digitale erfgoedcollectie af te drukken?

Ja dat kan, wij raden wel aan dat u in dat geval de foto’s zowel klein en groot (respectievelijk voor publicatie en afdrukken) laat comprimeren zodat de laatste versie bij afdruk een voldoende goede kwaliteit heeft. Het downloaden en afdrukken van het origineel kan natuurlijk ook als u ervoor kiest om ook de originelen op te slaan op de bulkserver (Zie paragraaf 'Opslagruimte en bestanden')

Is het mogelijk om direct op de server technische handelingen uit te voeren?

Nee, dit is niet mogelijk. Alle bewerkingen van erfgoeddata en bijbehorende media gebeurt via ErfgoedCMS™. Het is niet mogelijk om buiten ErfgoedCMS™ om “op de server te komen”. Echter, ErfgoedCMS™ bevat allerlei handige hulpmiddelen om in de opgeslagen gegevens en media te zoeken, rubriceren, koppelen, herschikken, verwijderen, etc.

Beheer

Vanuit welke locatie en met welke apparatuur kun je werken aan ErfgoedCMS™?

ErfgoedCMS™ is een online collectiebeheersysteem. Dit betekent dat je op iedere locatie en met iedere PC die aan het internet verbonden is kunt werken aan de collectie, dus ook de thuislocatie.

Met hoeveel personen kun je tegelijkertijd werken binnen ErfgoedCMS™?

Je kunt met een onbeperkt aantal personen tegelijkertijd werken binnen ErfgoedCMS™. Al deze personen ontvangen een eigen geopersonaliseerde inlogcode en wachtwoord.

Is het mogelijk om te werken met verschillende taakverdelingen binnen de gebruikersgroep?

Ja, dit is mogelijk. Er kan gewerkt worden met meerdere projectteams waar verschillende gebruikers in worden geplaatst en bepaalde beheertaken kunnen over deze projecten worden verdeeld.

Publicatie van gegevens

Wie publiceert de gegevens?

Dit is een taak die voorbehouden is aan de eindredactie ook wel administrator of admin genoemd. Normale gebruikers kunnen in principe niet publiceren maar de administrator kan ze hier wel voor autoriseren.

Kunnen gegevens selectief gepubliceerd worden?

Ja, de erfgoedcollectie is opgebouwd uit zogenaamde collectievensters en deze kunnen per stuk al dan niet op de website gepubliceerd worden. Bij het publiceren van beeldmateriaal geldt aanvullend dat ook de van toepassing zijnde rechthebbende en bijbehorende disclaimer/gebruikslicentie publicatie moeten toestaan voordat dit beeldmateriaal technisch kan worden gepubliceerd.

Ontwikkelingen en plannen 

Wat zijn de actuele ontwikkelingsplannen met betrekking tot de functionaliteit van ErfgoedCMS™

Zoals hiervoor al kort aangestipt zal er een webshop in ErfgoedCMS™ worden opgenomen en zal een koppeling aan het termennetwerk worden gerealiseerd.

Verder wordt er nagedacht over het toevoegen van een presentatiemodule. Hiermee kunnen diapresentaties worden gemaakt en getoond tijdens lokale erfgoedbijeenkomsten.

Daarnaast wordt gewerkt aan een Canonmodule. Hiermee kunnen vensters uit de erfgoedcollectie worden 'gepromoveerd ' tot onderdeel van een erfgoedcanon of dorps- of stadscanon. Deze kan op haar beurt worden getoond op een aparte pagina van de digitale erfgoedcollectie of worden doorgekoppeld naar derde websites via de RegioAPI of onderdeel worden van een wandeling of route met QR-code bordjes.