6-05-2024: Zandvoort kiest voor ErfgoedCMS™
Na een lang voortraject heeft het Genootschap Oud Zandvoort definitief besloten om haar complete erfgoedcollectie te gaan beheren en ontsluiten met ErfgoedCMS™. Op de foto ziet u het moment waarop de heer Paul Olieslagers, voorzitter van het Genootschap Oud Zandvoort, het besluit bezegelt samen met Bauke Folkertsma van ErfgoedCMS™.
Zandvoort is niet over "één nacht ijs" gegaan. Vanaf november 2023 is een vrijblijvende "Proof of Concept (POC)" uitgevoerd. In de POC zijn alle functionaliteiten van ErfgoedCMS grondig getest en vergeleken met de behoeften van het genootschap. Er is tijdens de POC een beperkte set van ongeveer 1300 digitale media zoals foto's, films en pdf-documenten geüpload en daarna geautomatiseerd van metadata voorzien.
Vooral dit laatste onderwerp heeft veel aandacht gekregen in de POC. De unieke uitdaging was om metadata uit vier zeer uiteenlopende databronnen samen te voegen naar één en dezelfde uniforme set metadata die zou kunnen worden geïmporteerd. De te converteren databronnen waren een verouderd beeldbanksysteem genaamd Mediadex, twee grote maar qua structuur en opzet uiteenlopende Excel bestanden en een dataschijf met vele tienduizenden bestanden verdeeld over duizenden mappen.
Ondanks de complexiteit is het gelukt om te komen tot een uniforme lijst van metadata en een technische handleiding voor het importeren van de gehele Zandvoortse erfgoedcollectie. Deze collectie bestaat onder andere uit bijna 70.000 digitale foto's, circa 500 digitale video's, tienduizenden gescande documenten, het archief van het eigen kwartaalblad "De Klink" en niet te vergeten een archief van bijna tweehonderd jaar Zandvoortse Courant.
Al deze media kunnen, na de eenmalige upload die naar verwachting voor 1 juni 2024 zal plaatsvinden, door de vrijwilligers van het genootschap met gebruiksvriendelijke selectiemogelijkheden (grotendeels) geautomatiseerd aan archiefvensters worden gekoppeld. Bijzonder daarbij is dat er functioneel geen enkel onderscheid wordt gemaakt naar type medium. Alle typen media, of het nu gaat om foto's, video's, documenten of audiobestanden, allemaal worden ze binnen het archief op dezelfde manier beheerd. Dit wordt door de betrokken vrijwilligers gezien als een belangrijke stap vooruit qua gebruiksvriendelijkheid en efficiency.
U vindt het complete archief van Zandvoort te zijner tijd op www.archiefoudzandvoort.nl.
