De waarde van Dataconversie

ErfgoedCMS™ is een relatief nieuwe speler op het  gebied van erfgoed-informatiemanagement. Het is ongeveer twee jaar oud. De “kinderziektes” zijn er wel zo’n beetje uit en de gebruikers die de stap naar ErfgoedCMS™ hebben gewaagd zijn unaniem zeer lovend over de gebruiksvriendelijkheid, de uitgebreide archieffuncties en de manier waarop ErfgoedCMS™ allerlei vensters en bijbehorende media aan elkaar kan knopen. Vooral dit laatste wordt steeds meer gezien als het cruciale voordeel van ErfgoedCMS™. Je zou het een USP kunnen noemen, oftewel een “Unique Selling Point”.

Waar de huidige gebruikers ook erg mee ingenomen zijn is het coöperatieve karakter van ErfgoedCMS™. Het is een content-management-systeem van en voor de erfgoedsector. Licentiehouders zijn automatisch lid van de gebruikersvereniging en praten mee over de doorontwikkeling. Tools die voor de ene gebruiker worden ontwikkeld komen automatisch beschikbaar voor alle andere gebruikers. Interne uurtarieven gelden voor de licentiehouders.

Maar wat is dataconversie?

Dataconversie is een proces waarin data vanuit een bepaalde digitale applicatie geautomatiseerd wordt overgeheveld naar een andere applicatie. Als je naar het werkveld van erfgoed-informatiemanagement kijkt is er een groot aantal applicaties in gebruik bij collectiebeheerders zoals koepelorganisaties, historische commissies, heemkundeverenigingen, musea en oudheidkamers. Via deze applicaties worden analoge en digitale objecten, foto’s, manuscripten, documenten en films geregistreerd en van de zogenaamde “metadata” voorzien.

Voorbeelden van veelvuldig gebruikte applicaties zijn (in willekeurige volgorde) Microsoft-Excel, Microsoft-Access, Perfectview, ACDSee, MediaDex, Cumulus, het Zijper Collectie Beheer Systeem, ADLib en Atlantis, naast sociale media platforms zoals Flickr en Instagram. Sommige van deze applicaties zijn in staat om materiaal grootschalig te ontsluiten op het Internet.

Iedere collectiebeheerder bewaart daarnaast al het digitale materiaal op harde schijven  van PC’s, file- of zogenaamde NAS-servers. In de meeste gevallen zijn deze harde schijven ingericht met uitgebreide mappenstructuren waarbij de mapnamen inzicht geven in de aard en onderwerpen van de bestanden die daarin zijn opgeslagen. Ook deze mappenstructuren zijn vaak intrinsiek onderdeel van de metadata. 

Metadata

Hiervoor is de term Metadata een aantal keren gebruikt. Maar wat is metadata eigenlijk? Metadata is data over de beheerde erfgoedobjecten en bijbehorende digitale media. Vaak wordt in de metadata het beheerde materiaal voorzien van titels, onderwerpen, trefwoorden, rechthebbende, bewaarplaats en dergelijke. Een voorbeeld is een schoolfoto waarvan geregistreerd is in welk jaar de foto is gemaakt, de naam van de school, de klas, de naam van de fotograaf en soms zelfs de namen van de kinderen op de foto.

Iedere collectiebeheerder zal het met mij eens zijn dat het maken van metadata een zeer complexe en tijdrovende werkzaamheid is. Ik durf te stellen dat het bijhouden van de metadata de meeste tijd van medewerkers en vrijwilligers vraagt waar het gaat om de werkzaamheden op de computer. De metadata is om die reden van onschatbare waarde en mag in geen geval verloren gaan. Het is het kloppende hart van het werk van de collectiebeheerder.

ErfgoedCMS™ en dataconversie

Zoals hiervoor aangehaald is ErfgoedCMS™ een nieuwe speler op het  gebied van erfgoed-informatiemanagement. Dit heeft als groot voordeel dat ErfgoedCMS™ vanaf de basis ontworpen en geprogrammeerd is op basis van de jongste technieken en inzichten op erfgoed-informatiemanagement. Mede om deze reden blinkt ErfgoedCMS™ uit in mogelijkheden voor dataconversie. Er zijn inmiddels drie grote projecten afgerond waarin dataconversie centraal heeft gestaan. In elk van deze projecten zijn tienduizenden tot honderdduizenden foto’s, films en gescande documenten en manuscripten, inclusief de bijbehorende metadata, geautomatiseerd ingebracht in ErfgoedCMS™. Tientallen metadata-bronnen van zeer uiteenlopende aard zijn daarbij succesvol verwerkt.

Aanvullend zijn zogenaamde “koppel-tools” ontwikkeld waarmee deze tienduizenden of honderdduizenden media geautomatiseerd kunnen worden gekoppeld aan archiefvensters. Het overhevelen van de bestanden is belangrijk maar het automatisch koppelen op basis van de geïmporteerde metadata is nog veel belangrijker. Het voorkomt na het in gebruik nemen van het systeem onnoemelijk veel uitzoekwerk en het maken van fouten. Het biedt een 'vliegende start' met een gloednieuw collectiebeheersysteem.

Praktijkvoorbeelden

In de praktijk betekent dit dat als medewerkers of vrijwilligers van de collectiebeheerder een archiefvenster maken alle bijbehorende media zoals foto's, films en gescande documenten via de metadata automatisch worden doorzocht en bij overeenkomst worden gekoppeld.

Voorbeeld 1: Bij het maken van een venster van de dorpskerk worden op basis van de geïmporteerde metadata alle bijbehorende digitale media automatisch opgespoord en gekoppeld aan het venster van deze kerk.

Voorbeeld 2: Bij het maken van een venster van een persoon, zoals een fotograaf of een kunstenaar, worden op basis van de geïmporteerde metadata alle bijbehorende digitale media automatisch opgespoord en gekoppeld aan het venster van deze persoon.

De koppel-tools zijn zelfs in staat om rekening te houden met exclusiviteit bij het leggen van koppelingen om overbodige koppelingen te voorkomen. (Het voert te ver om hier in deze blog aandacht aan te besteden maar als u interesse heeft in dit onderwerp leg ik het u graag telefonisch uit. U kunt mij tijdens kantooruren bellen via 06-51151519).

Samengevat

De erfgoed-informatievoorziening is altijd in beweging. Collectiebeheerders staan met enige regelmaat voor de moeilijke keus om over te stappen naar een alternatief of nieuwer systeem voor het beheren van haar waardevolle collecties. Omdat een systeem niet meer wordt ondersteund, het niet meer aan de eisen van de tijd voldoet of niet in staat is om informatie volwaardig op het internet te ontsluiten.

Bij een overstap wordt vaak alleen gekeken naar beheerskosten, functionaliteit en continuïteit. Te vaak worden de 'ins en outs' van een betaalbare, effectieve en complete dataconversie over het hoofd gezien, met alle gevolgen van dien. Soms ook worden plannen toch maar weer in de ijskast gezet vanwege zorgen over het niet volledig kunnen meenemen van de schat aan erfgoedinformatie die tot dan toe met veel inspanning en doorzettingsvermogen is opgebouwd.

Als u als collectiebeheerder voor de keus staat om een nieuw collectiebeheersysteem in gebruik te nemen terwijl u al veel energie heeft gestoken in een oud systeem, zou u het onderwerp van dataconversie met stip op nummer 1 van de prioriteitenlijst moeten zetten.

Tekst: Bauke Folkertsma